Viešojo sektoriaus iššūkiai: darbuotojams tenka įrodyti vidinės komunikacijos svarbą

Užtikrinti efektyvią komunikacijos sklaidą ir darbuotojų įsitraukimą, puoselėti organizacijos kultūrą bei vertybes – šie vidinės komunikacijos tikslai yra aktualūs ne tik privačiam, bet ir iki šiol stereotipais apipintam viešajam sektoriui. Kuo ypatinga vidinė komunikacija viešajame sektoriuje ir kaip sprendžiami kylantys iššūkiai?

Pastebima, kad vidine komunikacija šiuo metu rūpinasi vis daugiau viešojo sektoriaus įmonių, tačiau nemažai jų dar neturi šiai sričiai dedikuotų specialistų.

„Vidinė komunikacija, kaip procesas, tikriausiai egzistuoja visose organizacijose nepriklausomai nuo jų veikimo srities. Esminis klausimas, kokia ji – ar pakankamai sklandi ir efektyvi, vienakryptė ar abipusė. Jei anksčiau vidinė komunikacija buvo labai neapibrėžta, šiuo metu ji įgauna vis aiškesnius tikslus bei pamatuojamus rezultatus, tad skeptikų šiai komunikacijos sričiai po truputį mažėja“, – sako Investicijų ir verslo garantijos“ (INVEGA) vidinės komunikacijos projektų vadovė Justina Marcinkutė-Jončė.

Pastebima, kad vidine komunikacija šiuo metu rūpinasi vis daugiau viešojo sektoriaus įmonių, tačiau nemažai jų dar neturi šiai sričiai dedikuotų specialistų.

Vos prieš trejus metus INVEGOJE dirbo apie 50 darbuotojų, šiuo metu jų – gerokai per 100. Spartų augimą nulėmė 2020 m. pavasarį kilusi COVID-19 pandemija – verslui susidūrus su veiklos ribojimais bei kitais iššūkiais, staiga prireikė didesnio įmonėms galinčio padėti specialistų rato.

„Tuo metu INVEGOS darbuotojų skaičius padvigubėjo vos per kelis mėnesius, o turint omenyje, kad dauguma dirbo iš namų, natūraliai augo poreikis ir efektyviai vidinei komunikacijai – ne tik užtikrinti sklandų dalijimąsi informacija, bet ir įtraukti darbuotojus į organizacijos kultūrą, padėti jiems susipažinti, užmegzti geresnius santykius. Ypač tai tapo aktualu pandemijai atslūgus, kai darbuotojai grįžo į biurą“, – teigia J. Marcinkutė-Jončė.

Didinamas darbuotojų įsitraukimas

Vienas iš vidinės komunikacijos tikslų – užtikrinti efektyvią komunikacijos sklaidą organizacijos viduje. Kaip teigia pašnekovė, darbuotojų pokalbiai prie kavos aparato nėra pakankama priemonė sklisti aktualioms organizacijos naujienoms.

„Savo įmonėje esame labai aiškiai apsibrėžę komunikacijos sklaidos formatus bei priemones – kaip, kada ir kas dalijasi informacija. Tai darbuotojams suteikia aiškumo, yra valdomi jų lūkesčiai“, – pabrėžia INVEGOS vidinės komunikacijos ekspertė.

Tinkamas darbuotojų informavimas skatina ir didesnį jų įsitraukimą į organizacijos veiklą, jos gerinimą. Savo ruožtu organizacija užtikrina galimybes darbuotojams siūlyti idėjas, aktyviai veikti ne tik įgyvendinant, bet ir kuriant naujus projektus.

„Kai darbuotojai jaučiasi priklausantys organizacijai, atsiranda ir bendruomeniškumo jausmas. Šiuo atžvilgiu itin svarbios tampa tradicijos, pavyzdžiui, kaip yra minimi įmonės gimtadieniai, didesni pasiekimai, sėkmingi projektai ir pan. Į organizaciją atėję nauji darbuotojai susipažįsta su tomis tradicijomis ir sėkmingai įsilieja į jiems naujas veiklas, jei jos yra aktyviai puoselėjamos seniau dirbančių darbuotojų. Tokiu būdu patys darbuotojai tampa organizacijos kultūros ambasadoriais“, – teigia J. Marcinkutė-Jončė.

Misija – padėti darbuotojams geriau pažinti vienas kitą

Kaip vienais sėkmingiausių INVEGOJE įgyvendintų vidinės komunikacijos projektų, J. Marcinkutė-Jončė dalijasi intraneto diegimo patirtimi ir veiklomis, skatinančiomis darbuotojų bendruomeniškumą.

„Tarp komunikacijos specialistų nuolat verda diskusijos dėl intraneto kaip vidinės komunikacijos įrankio – vienoms organizacijoms jis pasiteisina, kitoms – ne. Mums pasiteisino 100 proc. Nuo pat pradžių į intraneto diegimą įtraukėme po 1-2 atstovus iš skirtingų įmonės padalinių ir jie tapo intraneto ambasadoriais: atnaujina informaciją, supažindina su juo naujus darbuotojus. Įsitraukimas išties didelis, nes intranetas gyvas, interaktyvus ir darbuotojai jį vertina kaip naudingą įrankį dalintis informacija ir bendrauti“, – sako pašnekovė.

Be to, sparčiai augusiai bendrovei prireikė papildomų priemonių, padedančių geriau pažinti vienas kitą, užmegzti ryšį tarp skirtingų komandų. Įmonėje pradėti rengti interviu su darbo sukaktimis mininčiais ar darbo pozicijas įmonės viduje keičiančiais darbuotojais. Taip pat pirmuosius metus organizacijoje minintys darbuotojai sulaukia sveikinimų su specialiomis apžvalgomis: kiek valandų dirbo, kiek dienų poilsiavo, kiek turėjo komandiruočių, mokymų, projektų ir pan.

Kai darbuotojai įmonėje jaučiasi gerai, jie patenkinti savo darbu, organizacijoje vykstančiais procesais, jos kultūra, jie yra linkę pasidalinti šiais įspūdžiais ir su savo artimaisiais, draugais, naujai sutiktais žmonėmis. Darbuotojai tampa plačiu įmonės ambasadorių tinklu.

Viešajame sektoriuje nevengiama ir socialinių iniciatyvių, sako J. Marcinkutė-Jončė: „Pernai prieš Kalėdas vykdėme skirtingas socialines iniciatyvas. 4 savaitės buvo dedikuotos 4 sritims: kraujo donorystei, pagalbai Ukrainai kartu su Lietuvos Raudonojo Kryžiaus vykdomomis veiklomis, Lietuvos sengirių išsaugojimui ir beglobiams gyvūnams. Darbuotojai buvo įsitraukę, kiekvienas galėjo dalyvauti jiems aktualiose veiklose, skiriant joms tiek laiko, kiek gali ir nori.“

Pašnekovės teigimu, itin sėkmingas buvo ir žingsnių iššūkis, paskatinęs darbuotojus ne tik daugiau judėti, bet ir susitelkti komandoms varžytis įmonės viduje. Planuojama ir šiemet tęsti judumą skatinančias iniciatyvas.

Tenka dar įrodyti, kam to reikia

Nors vidinė komunikacija svarbiausia esamiems darbuotojams, ji pasitarnauja ir kuriant įmonės įvaizdį bei pritraukiant potencialius naujus darbuotojus.

„Kai darbuotojai įmonėje jaučiasi gerai, jie patenkinti savo darbu, organizacijoje vykstančiais procesais, jos kultūra, jie yra linkę pasidalinti šiais įspūdžiais ir su savo artimaisiais, draugais, naujai sutiktais žmonėmis. Darbuotojai tampa plačiu įmonės ambasadorių tinklu. Tokiu būdu vidinė komunikacija persipina su išorine, juo labiau, kad įmonės yra linkusios viešinti ir socialines iniciatyvas, ir pažymėti reikšmingesnius verslo įvykius – sukaktis, pasiekimus. Tokiu būdu kuriamas ir teigiamas darbdavio įvaizdis“, – sako J. Marcinkutė-Jončė.

Paklausta apie didžiausius iššūkius, kurie kyla dirbant su vidine komunikacija viešajame sektoriuje, pašnekovė atsako, kad tai nėra viešieji pirkimai, kaip neretai yra galvojama.

„Neišskirčiau nei viešojo, nei privataus sektoriaus, kaip turinčio didesnius iššūkius vystant vidinę komunikaciją – svarbesnės konkrečių įmonių ar organizacijų situacijos, kiek jos tiki vidinės komunikacijos kaip atskiro veiklos lauko nauda ir nori ją tobulinti. Vis dėlto tenka pastebėti, kad viešajame sektoriuje neretai susiduriama su darbuotojais, kuriems pirma reikia įrodyti, kad vidinės komunikacijos procesus galima valdyti, juos tobulinti ir, kad gera vidinė komunikacija prisideda prie bendrų organizacijos veiklos gerinimo įrankių. Tik tada galima įgyvendinti tai, ko reikia pačiai organizacijai – sustiprinti jos kultūrą, bendruomeniškumą, įtraukti darbuotojus“, – teigia vidinės komunikacijos ekspertė.